Hướng dẫn thiết lập hệ thống 24HRready

Xin chào quý Anh/Chị! 

Chân thành cám ơn Anh/Chị đã tin tưởng chọn 24HRready làm phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình.

24HRready là phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến (On Cloud) giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa quản lý đội ngũ nhân viên của mình một cách dễ dàng nhất, tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhân sự. 

Để hỗ trợ tốt nhất và tạo thuận tiện trong việc cài đặt hệ thống ngay từ bước đầu, 24HRready khuyến cáo quý Anh/Chị thực hiện theo trình tự được mô tả trong phần – Quy trình 9 Bước thực hiện cài đặt tài khoản trên hệ thống 24HRready bên dưới. 

Phần mềm 24HRready gồm 2 phần chính tích hợp chung trên cùng hệ thống: 

  • Phần giao diện người dùng cơ bản (end-user) 
  • Phần giao diện người quản trị (admin & người dùng được phân quyền thực hiện một số chức năng trong quản trị)
 

 

Do đó: để tạo hoàn chỉnh thông tin lên hệ thống, 24HRready khuyến cáo quý/anh chị cài đặt theo trình tự thống nhất 9 Bước sau

Bước 1: Tạo cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp

Bước 2: Tạo hệ thống chức danh

Bước 3: Thiết lập cấu hình phần mềm

Bước 4: Thiết lập cấu hình giao diện 

Bước 5: Thiết lập Logo và tiêu đề

Bước 6: Thiết lập cấu hình Lương

Bước 7: Tạo danh sách nhân viên (giao diện người dùng)

Bước 8: Thiết lập cấp quyền nhân viên

Bước 9: Thiết lập loại chấm công (giao diện người dùng)

Sau khi hoàn chỉnh 9 bước trên, quý Anh/Chị đã hoàn thành việc cài đặt hệ thống nhân sự cho doanh nghiệp mình. Hướng dẫn thao tác từng bước được mô tả chi tiết trong các mục hướng dẫn trên trang này. 

Để tạo sơ đồ cấu trúc của công ty

  • Đăng nhập vào hệ thống (chỉ có người được phân quyền chỉnh sửa cấu hình của phần mềm mới có thể tạo/thay đổi cấu trúc tổ chức của công ty)
  • Vào Cấu hình/Cơ cấu tổ chức

  • Bước 1: trước hết tạo Tên Công ty bằng cách trỏ chuột vào chữ “Sơ Đồ Công Ty” và cửa sổ sẽ như hình và Đổi tên thành tên Công ty của bạn và chọn Cập nhật
  • Bước 2: tạo Bộ phận/Phòng ban của Công ty bằng cách đặt tên Bộ phận vào ô Phòng/Bộ phận như hình

Giả sử tên bộ phận là “Bộ phần tài chính”, sau đó chọn Cập nhật

Trường hợp muốn đổi tên Phòng/Bộ phần thì chọn tên bộ phận/phòng bên Sơ đồ công ty và chỉnh sửa tên mà bạn muốn

Trong trường hợp Bộ phận có nhiều Phòng ban thuộc cấp thì tạo Phòng như bên dưới:

– Đặt tên Phòng vào mục Phòng/Bộ phận

– Trong mục trưc thuộc chọn Bộ phận mà Phòng đó thuộc về

Trong trường hợp bạn muốn cập nhật Sơ đồ tổ chức của toàn bộ công ty mình từ Excel, bạn chỉ cần tải file Excel mẫu từ HrReady bằng cách nhấp chọn nút Nhập, và tải xuống file mẫu Cơ cấu tổ chức, và sửa dữ liệu tương ứng rồi tải lên lại HrReady và bạn đã có toàn bộ sơ đồ tổ chức của toàn công ty

         

Các lưu ý khi tạo Cơ cấu tổ chức cho công ty:

Tạo tên Công ty trước khi tạo Bộ phận/Phòng ban

Khi tải file Cơ cấu tổ chức từ Excel, phải đảm bảo tên Công ty và các Bộ phận/Phòng ban đúng tên, nếu có chi tiết sai thì hệ thống không thể khởi tao tự động Cơ cấu tổ chức

Trong nhiều trường hợp, do sự thay đổi mô hình kinh doanh, hay sự phát triển nhanh chóng của Doanh nghiệp, Cơ cấu tổ chức hiện tại sẽ không còn phù hợp hoặc cần phải điều chỉnh. 

Có 3 trường hợp điều chỉnh cấu trúc tổ chức cho công ty:

  • Thêm/thay đổi Cơ cấu tổ chức trên Cơ cấu tổ chức hiện tại: Bạn chỉ cần chọn Bộ phận/Phòng ban cần điều chỉnh và thực hiện xóa/đổi tên/ chuyển Phòng ban nào đó trực thuộc Bộ phận khác và chọn Cập nhật.
  • Xóa một/nhiều Bộ phận/Phòng ban trong Cơ cấu tổ chức: trong trường hợp xóa vĩnh viễn một Bộ phận/Phòng ban thì để hệ thống có thể xóa thì trước hết các nhân sự trực thuộc bộ phận đó phải được xóa/di chuyển đến Bộ phận/Phòng ban khác

  • Trong trường hợp mà Cơ cấu tổ chức hiện tại không còn hiệu quả, và Công ty bạn muốn tái cấu trúc toàn bộ Công ty thì để không ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân sự, Công ty bạn cần tạo ra một Cơ cấu tổ chức mới song song với Cơ cấu tổ chức hiện tại, sau đó di chuyển toàn bộ nhân sự của Công ty sang Cơ cấu tổ chức mới. Sau khi hoàn thành việc di chuyển tất cả nhân sự trên hệ thống, bạn có thể xóa cấu trúc cũ của Công ty.
Xem video hướng dẫn tại đây

 

Sau khi hoàn thành việc tạo Cơ cấu tổ chức cho Công ty, bạn có thể tạo toàn bộ Chức danh cho toàn công ty bằng cách tải file mẫu Hệ thống chức danh từ HrReady và làm theo hướng dẫn

Màn hình của Hệ thống chức danh (sau khi khởi tạo toàn bộ Cơ cấu tổ chức cho Công ty) như hình:

Chọn nút Nhập (phí phải màn hình), tải mẫu Excel và làm theo hướng dẫn, rồi tải mẫu sau khi hoàn tất danh sách chức danh lên hệ thống HrReady và bạn đã có đầy đủ Hệ thống chức danh cho Công ty

Sau khi tải lên Hệ thống chức danh

Để tạo một chức danh mới cho Bộ phận/Phòng ban thì bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

Cấu hình → Hệ thống chức danh → Đặt tên chức danh mới → Chọn Phòng/Bộ phận trực thuộc → Chọn cấp trên trực tiếp → Thêm

Để thay đổi một chức danh trong Bộ phận/Phòng ban thì bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

Trường hợp 1: Đổi tên

Cấu hình → Hệ thống chức danh → Chọn chức danh cần đổi tên → Đổi tên → Cập nhật

Trường hợp 2: Di chuyển đến Phòng/Bộ phận khác

Cấu hình → Hệ thống chức danh → Chọn chức danh cần di chuyển → Chọn Phòng/Bộ phận trực thuộc → Chọn cấp trên trực tiếp → Cập nhật

Trường hợp 3: Xóa chức danh

Trường hợp xóa chức danh khi đã có nhân viên được gán với chức danh đó trên hệ thống, bạn cần di chuyển nhân viên đó đến phòng ban khác theo các thao tác sau:

Nhân viên → Hồ sơ nhân viên → Chọn nhân viên → Chọn chức danh mới → Cập nhật

Sau khi đã thay đổi chức danh cho nhân viên thì bạn có thể xóa chức danh cũ

Cấu hình → Hệ thống chức danh → Chọn chức danh cần xóa → chọn Xóa  

Tính năng Cấu hình phần mềm được dùng để quản trị viên/chuyên viên nhân sự cài đặt:

  • Tổng số ngày phép chung của công ty
  • Quy định giờ làm việc của của ngày làm việc
  • Cập nhật ngày lễ của năm
  • Quy định số giờ làm việc của một ngày làm việc

Trong màn hinh Cấu hình phần mềm → Chung → Mục ngày nghỉ → Tạo ngày lễ của năm → chọn Thêm (đến khi hoàn tất) → Lưu lại

Tại màn hình Cấu hình phần mềm → chọn Chung → cho ngày phép chung của công ty (trong trường hợp phổ biến là 12 ngày cho phép năm) → chọn Cập nhật

Tại mục Ngày làm việc, quản trị viên sẽ cài đặt ngày giờ làm việc của công ty  Lưu lại khi hoàn thành 

Để thay đổi Logo và tên Công ty bạn thì bạn thực hiện theo các bước sau

Cấu hình → Cấu hình Logo và Tiêu đề → Tải Logo và đặt tên Tiêu đề cho Công ty → Chọn Lưu

Trong mục Cấu hình lương bạn có thể thực hiện các chức năng cài đặt các thông số liên quan đến lương theo đường dẫn:  Cấu hình → Cấu hình lương

Trong phần này gồm:

  • Thiết lập hệ số phần trăm  (%) cho các loại bảo hiểm chung theo Luật cho Cá Nhân hay Công ty
  • Thiết lập các mức phí Công đoàn cho Cá nhân và Công ty
  • Thiết lập các mức thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) lũy tiến 
  • Thiết lập khoản giảm trừ bản thân và người phụ thuộc chung theo Luật

Trong phần quản lý thông tinh nhân viên, nhân viên quản lý nhân sự có thể thêm mới, điểu chỉnh hoặc xoá nhân viên không còn làm việc tại doanh nghiệp. Để vào tính năng này, người dùng truy cập vào

Quản trị → Hồ sơ nhân viên 

Để thêm, có nút Thêm mới trên cùng của màn hình, bạn có thể thêm mới một nhân viên. 

Trong màn giao diện, là danh sách các nhân viên của Công ty, nếu bạn muốn điều chỉnh nhân viên nào, bạn có thể tìm nhân viên theo Phòng/Chức danh/Trạng thái nhân viên (hiện tại/cũ).

 

Để chỉnh sửa nhân viên bất kỳ, trước hết người dùng phải được phân quyền để thực hiện tác vụ này.

Để chỉnh sửa nhân viên, trỏ mũi tên (chuột) vào bên dưới nhân viên, bạn sẽ thấy Chỉnh sửa/Xoá, hãy chọn Chỉnh sửa để vào chi tiết hồ sơ nhân viên đó.

Tạo thông tin hay chỉnh sửa hồ sơ nhân viên, thì nhân viên quản trị nhân sự đều  cập nhật/điều chỉnh trên các chức năng như bên duới

Trong màn hình Hồ sơ nhân viên, bao gồm tất cả thông tin của một nhân viên, được trình bày trong các danh mục thông tin khác nhau:

  • Thông tin: thông tin chung về nhân viên
  • Hợp đồng: thông tin về loại hợp đồng, ngày hợp đồng,  và các thông tin về phụ cấp 
  • Thuế thu nhập cá nhân: gồm Mã số thuế, thông tin người phụ thuộc
  • Bảo hiểm: thông tin các loại Bảo hiểm Xã hội, Y tế
  • Ngân hàng: thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên
  • Bảng lương: nơi lưu trữ các bảng lương đã trả của nhân viên đó
  • Bảng lương mẫu: là mẫu lương thể hiện chi tiết nội dung của bảng lương mà nhân viên đó sẽ nhân được
  • Hồ sơ năng lực: là thông tin về năng lực học vấn và vị trí của nhân viên đó tại công ty.

Để tạo nhân viên mới, bạn vào

Quản trị nhân sự → Hồ sơ nhân viên → Thêm mới 

Màn hình nhân viên mới sẽ như hình bên dưới và bạn bắt đầu đặt tên, thông tin địa chỉ email và mật khẩu tạm cho nhân viên mới (nhân viên mới sẽ nhân được email thông báo, họ sẽ đăng nhập bằng mật khẩu tạm này để đổi mật khẩu mới cho riêng họ)

Tiếp đến, chọn Thêm

→ Cập nhật đầy đủ thông tin cho nhân viên đó vào các danh mục thông tin tương ứng.

Trường hợp bạn vừa đăng ký sử dụng HrReady hay có sẵn thông tin của nhiều nhân viên mới, bạn có thể tải mẫu thông tin nhân viên từ HrReady, cập nhật thông tin nhân viên vào mẫu này và tải lên hệ thống theo hướng dẫn bên dưới

Bạn chọn nút Nhập để tải mẫu từ hệ thống như hình trên, và điền thông tin nhân viên vào mẫu như hình dưới 

Tải mẫu sau khi đã cập nhật lên lại hệ thống.

Để chỉnh sửa thông tin, bạn chỉ cần vào

Hồ sơ nhân viên → chọn nhân viên → Chỉnh sửa (vào danh mục tương ứng) → Cập nhật 

Trong trường hợp, nhân viên nghỉ việc thì Công ty lưu nhân viên này vào dữ liệu nhân viên cũ theo các bước sau

Hồ sơ nhân viên → chọn nhân viên → chọn Nhgỉ việc (bên dưới tên nhân viên). Nhân viên sau khi được đưa vào mục Nghỉ việc sẽ được lưu lại trong danh như bên dưới

Mỗi người dùng nói chung đều có những quyền nhất định, hoặc có thể làm truy cập các tính năng trên hệ thống HrReady tùy thuộc vào các quyền hạn được gán cho người dùng đó trên HrReady

Cấu hình → Cấp quyền nhân viên → Chọn nhân viên → Chọn các quyền co nhân viên → Chọn Cập nhật 

Màn hình của một người dùng trong tính năng phân quyền trên HrReady như hình

Tùy vào công việc và chức danh mà nhân viên được cấp các quyền cụ thể, việc cấp quyền phụ thuộc vào bộ phận Nhân sự của Công ty 

Để thay đổi quyền hạn của một người dùng bất kỳ thì cần thực hiện các thao tác sau:

Cấu hình → Cấp quyền nhân viên → Chọn nhân viên → Thêm/bỏ chọn các quyền → Chọn Cập nhật 

Mỗi người dùng nói chung đều có những quyền nhất định, hoặc có thể làm truy cập các tính năng trên hệ thống HrReady tùy thuộc vào các quyền hạn được gán cho người dùng đó trên HrReady

Cấu hình → Cấp quyền nhân viên → Chọn nhân viên → Chọn các quyền co nhân viên → Chọn Cập nhật 

Màn hình của một người dùng trong tính năng phân quyền trên HrReady như hình

Tùy vào công việc và chức danh mà nhân viên được cấp các quyền cụ thể, việc cấp quyền phụ thuộc vào bộ phận Nhân sự của Công ty 

Để thay đổi quyền hạn của một người dùng bất kỳ thì cần thực hiện các thao tác sau:

Cấu hình → Cấp quyền nhân viên → Chọn nhân viên → Thêm/bỏ chọn các quyền → Chọn Cập nhật 

HrReady cung cấp tính năng chấm công chuẩn tự động cho doanh nghiệp, hệ thống tự động tính ngày làm việc của nhân viên theo các thông tin:

  • Ngày phép đã dùng trong tháng
  • Các ngày nghỉ khác nghỉ có lương hoặc không lương
  • Ngày công tác
  • Ngày công chuẩn tính tự động từ hệ thống
  • Chấm công ngoài giờ trong tháng
Ngoài ra, hệ thống HrReady còn có tính năng cho phép công ty tải chấm công thực tế từ máy chấm công nội bộ của công ty thông qua mẫu chấm công của HrReady (xem thêm phần Sử dụng dữ liệu ngày công từ máy chấm công nội bộ)

Hệ thống HrReady tự động ghi nhận ngày công của từng nhân viên tự động theo số ngày làm việc của tháng; 

hoặc 

Hệ thống ghi nhận lại này công theo dữ liệu tải lên hệ thống từ dữ liệu máy chấm công nội bộ của công ty 

Để đăng ký ngoài giờ đã làm, nhân viên truy cập vào tài khoản của mình theo đường dẫn như sau

Chấm công → Đăng ký Chấm công ngoài giờ → Đăng ký → điền thông tin ngoài giờ → Đề nghị 

Đề nghị sẽ được gởi đến quản lý trực tiếp, quản lý sẽ nhận được thông báo về đề nghị khi đăng nhập vào tài khoản của mình

Màn hình khi quản lý đăng nhập vào tài khoản

Trường hợp công ty bạn muốn sử dữ liệu chấm công thực tế trích xuất từ máy chấm công nội bộ thì có thể thực hiện theo các bước sau 

Chấm công → Bảng chấm công → Tải file mẫu→ điền thông tin chấm công theo mẫu → Nhập file

Lưu ý:

Các mã chấm công phải dùng thống nhất khi cập nhật dữ liệu từ máy chấm công qua bảng chấm công mẫu này. 

Các mã chấm công đã tạo bạn có thể xem ở sheet thứ 2 của mẫu chấm công.

Trường hợp có phát sinh một loại chấm công mới, bạn tạo thêm loại chấm công mới (xem mục Quản lý/tạo mới các loại chấm công như thế nao?)

HrReady với chức năng cho phép quản trị viên tạo thêm các loại chấm công phù hợp với thực tế quy định về chấm công tại doanh nghiệp, mỗi mã chấm công được tạo cùng với hệ số lương cụ thể là cơ sở tính lương cho nhân viên. Bạn vào: 

 Chấm công → Loại chấm công → Thêm mới → Tạo mã chấm công mới → Thêm

Lưu ý: khi tạo loại chấm công cần phải chọn nhóm chấm công, điều này rất quan trọng bởi vì điều này ảnh hưởng đến chấm công và trả lương của nhân viên

Tính năng đăng ký và Duyệt phép cho nhân viên trong Công ty chủ động đăng ký và gởi yêu cầu cho Sếp mọi lúc mọi nơi. Với tính năng này, người dùng HrReady có thể đăng ký/duyệt phép bất cứ đâu dù trên website và cả trên điện thoại thông mình (ứng dụng HrReady trên điện thoại sẽ được đưa ra thị trường trong tháng 2/2020).

​Để đăng ký nghỉ Phép, nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân đã được tạo, sau đó:

Ghi các thông tin vào mẫu đăng ký phép, chọn ngày và gởi đề nghị tới cấp trên

Sau khi nhân viên cấp dưới đăng ký nghỉ phép, cấp trên trực tiếp hoặc cấp trên cao hơn sẽ thấy các đề nghị nghỉ phép khi đăng nhập tài khoản của họ.

Khi nhận vào nhân viên (hình cái chuông), thì màn hình chi tiết đề nghị của nhân viên như  sau

Chọn Duyệt hoặc Không duyệt tuỳ vào quyết định của quản lý.

Tính năng Đăng ký và Duyệt Công tác cho nhân viên chủ động đăng ký và gởi yêu cầu cho Sếp mọi lúc mọi nơi. Với tính năng này, người dùng HrReady có thể đăng ký/duyệt phép bất cứ đâu dù trên website và cả trên điện thoại thông mình (ứng dụng HrReady trên điện thoại sẽ được đưa ra thị trường trong tháng 2/2020). 

Để đăng ký Công tác nhân viên không còn phải làm đơn trên giấy và chờ sếp duyệt, với HrReady đăng ký Công ty trực tuyến tiện lợi và tiết kiệm. Nhân viên chỉ cần đăng nhập vào tài khoản trên HrReady 

Công tác → Đăng ký → Tạo công tác → điền thông tin công tác → Đề nghị 

Để duyệt các đề nghị Công tác, quản lý vào tài khoản của mình trên HrReady để duyệt

Công tác → Duyệt → Chọn đề nghị 

→ chọn Duyệt/không duyệt

Để tham khảo thông tin chung trả lương, hay lương chi tiết của tháng và của từng nhân viên, bạn có thể truy cập vào hệ thống theo hướng dẫn

Quản lý nhân sự → Trả lương → chọn tháng → chọn nhân viên (nếu muốn xem chi tiết lương của nhân viên)

Bảng lương chi tiết theo tháng

Bảng lương từng nhân viên

Bạn nhấp chọn vào bảng lương tháng muốn xem chi tiết sẽ vào danh sách lương tổng của từng nhân viên

Đây là màn hình lương chi tiết của một nhân viên bất kỳ trong tháng nào đó, sau khi bạn nhấp chọn vào tên của nhân viên trong bảng lương tháng

Mỗi nhân viên có nhiều lúc sẽ được nhận các khoản 

Cộng thu nhập không định kỳ/thường xuyên như 

  • Thưởng do vượt doanh số, 
  • Thưởng thâm niên, 
  • Thưởng đạt chỉ tiêu,
  • Thưởng do sáng kiến cải tiến,
  • Thưởng do hoàn thành tốt dự án,
  • nhiều khoản thưởng khác 
Hay cũng có những lúc nhân viên bị trừ lương do:
  • Đi làm trễ thường xuyên,
  • Tạm ứng nhiều hơn chi phí thực tế công tác,
  • khoản trừ khác

Để cập nhật những khoản cộng/trừ (+/-) không thường xuyên, bạn vào bảng lương của nhân viên đó, bổ sung các khoản cộng trừ vào mục lương +/- tương ứng → Cập nhật

Đáp ứng cho bộ phận nhân sự và cấp quản lý nắm được những thông tin cần thiết cho công việc báo cáo, quản lý và xây dựng đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp. Cộng thêm khả năng tạo chọn tùy biến các trường dữ liệu, tiện ích này giúp cho người dùng tạo ra các báo cáo theo yêu cầu nhanh chóng và tạo sự gọn nhẹ trong lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Một số báo cáo của hệ thống HrReady:

  • Báo cáo tình hình thay đổi lao động 

  • Báo cáo thông tin người phụ thuộc

  • Báo cáo chi phí bảo hiểm, thuế TNCN, Công Đoàn

  • Báo cáo thanh toán lương

Để chạy báo cáo trong một khoảng thời gian bất kỳ thì bạn vào mục báo cáo, tại lựa chọn loai báo cáo: Bạn chọn loại báo cáo mà bạn muốn lấy dữ liệu;

Sau khi chọn loại báo cáo  tiếp đến, bạn chọn khoảng thời gian từ bắt đầu đến kết thúc và chọn nút Thực hiện để chạy báo cáo.

Đồng thời, nếu bạn muốn tải xuống báo cáo này thì bằng cách nhấp chọn nút Xuất file để tải xuống máy file Excel dữ liệu và bạn sau đó có thể thực hiện điều chỉnh trên chính máy tính của bạn.

Đặt câu hỏi cho chúng tôi