Sơ nét về phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Trong nhiều năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp được biết đến và áp dụng Kanban trong hoạt động và quản lý lý công việc. Vậy Kanban là gì? Trong bài viết này Hrready sẽ giới thiệu sơ nét Phương pháp quản lý công việc bằng Kanban.

A. Kanban - là phương pháp quản lý công việc theo chuẩn của Toyota (Nhật bản)

1. Kanban là gì?

Kanban được áp dụng rất sớm từ công ty Toyota những năm 40 trong sản xuất  Mục đích chính mà Toyota sử dụng Kanban là để nhắc nhở và đảm bảo nhân viên trong hoạt động sản xuất nắm rõ các công việc họ đã, đang và sẽ làm tại từng phân đoạn trong dây chuyền sản xuất tại nhà máy Totyota.

Vậy Kanban cụ thể là gì? Kanban cụ thể là những thẻ ghi với thông tin là các công việc nhỏ trong từng phân đoạn công việc.

Phương pháp quản lý công việc_kanban

2. Phương pháp Kanban?

Phương pháp quản lý công việc bằng Kanban được sử dụng như một công cụ quản lý các đầu mục công việc một cách trực quan một cách hiệu quả, đặc biệt khi một bộ phận có nhiều công việc trong cùng một thời điểm. Một ví dụ của Kanban là các mẫu giấy màu sắc khác nhau thể hiện mức độ ưu tiên hay trạng thái của công việc được dán lên một tấm bảng trắng.

 

Kanban phát huy tối đa công dụng trong sản xuất, giúp kiểm soát dây chuyền sản xuất chặt chẽ, dùng để quản lý nguyên liệu đầu vào và công việc ở các công đoạn tiếp theo. Các thẻ Kanban được di chuyển từ phân đoạn trước đến phân đoạn kế tiếp cho đến khi công việc được hoàn thành.

Nguyên tắc chính quan trọng của Kanban trong sản xuất cần tuân theo gồm:

  • Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau;
  • Một chuyền không được vận hành nếu không có thẻ Kanban;
  • Tối đa hoá  khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanba;
  • Đảm bảo số lượng hành, chi tiết trong mỗi thùng/khay hàng chính xác như ghi trong thẻ Kanban;
  • Điểm mấu chốt quan trọng không kém là thẻ Kanban cần có: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, số lượng, và phân đoạn/công việc kế tiếp sau đó; và
  • Các phế phẩm không được chuyển giao cho công đoạn sau.

3. Lợi ích của sử dụng phương pháp quản lý công việc bằng Kanban

Với Kanban, ngoài công dụng chính là quản lý công việc trong môi trường sản xuất, ngày nay Kanban được sử dụng rộng rãi trong  các hoạt động khác như quản lý dự án, quản lý công việc tại các bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp. Các lợi ích mà Kanban có thể mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng thành công phương pháp này:

  • Giảm thiểu sai sót và phế phẩm trong sản xuất
  • Đảm bảo sản phẩm được sản xuất ra chính xác
  • Kiểm soát và đảm bảo tiến độ công việc, dự án
  • Quản lý hiệu quả năng suất của quản trị nhân sự
  • Hình thành văn hoá doanh nghiệp có tính kỹ luật cao, tăng khả năng làm việc của nhân viên
  • Giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp/bộ phận

B. Ứng dụng Phương pháp quản lý công việc bằng Kanban cho cá nhân và đội nhóm

Như các bạn đã hiểu sơ nét về lợi ích của phương pháp Kanban, chúng ta có thể triển khai phương pháp này cho chính công việc cá nhân của mình và đội nhóm trong quản lý công việc hàng ngày

Để thực hiện, bạn có thể tham khảo các phần mềm có sẵn trên thị trường, và miễn phí để quản lý như Trello, Kanban tool,… Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo riêng cho mình một bảng Kanban ngay tại nơi làm việc với 4 bước đơn giản sau:

  1. Chuẩn bị một bảng và các ghim nam châm (hoặc bảng có thể ghim kim sắt) và các mẫu giấy nhiều màu
  2. Chia bảng thành 3-4 cột gồm “việc cần làm”, “đang làm”,”đang kiểm tra”, và “Hoàn thành
  3. Tạo ra các công việc với các giấy màu khác nhau, phụ thuộc vào số lượng công việc khác nhau, bạn có thể sử dụng màu giấy cho một nhóm công việc riêng biệt.
  4. Nội dung của các thẻ Kanban (giấy màu) gồm: tên công việc, người làm, thời gian hoàn thành, mô tả chi tiết,…. Khi hoàn thành một công việc ở 1 cột thì thẻ Kanban sẽ được di chuyển đến cột tiếp theo cho đén khi hoàn thành.

Khi chọn màu sắc của thẻ Kanban, Hrready team hay dùng là chọn các màu sắc phù hợp với nhóm công việc, hoặc chọn màu thể hiện mức độ ưu tiên của công việc đó Chẳng hạn, màu đỏ là “gấp”, “vàng” là không gấp quá, và “xanh” là bình thường.

Ngoài ra, không nên tạo quá nhiều công việc ở cột “đang làm”/”in progress” vì có thể sẽ tạo ra sự choáng ngợp cho nhân viên.

Luôn phải dọn dẹp các thẻ công việc đã hoàn thành thường xuyên hàng tuần.

Chúc các bạn áp dụng thành công phương pháp quản lý công việc bằng Kanban này nhé!

 

Phương pháp quản lý công việc_kanban

Xem thêm các bài viết liên quan

Chia sẻ bài viết:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin