Quản lý nhân sự bằng KPIs (phần 1)

Quản lý nhân sự theo KPI là gì?
Quản lý nhân sự theo các chỉ số KPI là một phương pháp đo lường hiệu quả công việc của nhân viên theo các chỉ số định sẳn trong khoảng thời gian đo lường. Xây dựng được hệ thống KPI trong quản trị nhân sự giúp cho hoạt động quản trị rõ ràng, rành mạch. Thông qua việc lượng hoá các chỉ tiêu đo lường để đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp, bộ phận giúp công việc của quản lý doanh nghiệp và hoạt động quản lý nhân sự được nâng cao.

Vậy KPI có thể làm gì?
KPI là chỉ số đo lường được lượng hoá để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên hay tổ chức, bộ phận.
Các chỉ số đo lường được đặt ra từ các mục tiêu công việc của từng cá nhân hoặc phòng ban. Quản lý nhân sự cũng từ đó dựa trên những tiêu chí KPI này có thể giúp doanh nghiệp và cá nhân của nhân viên theo những vấn đề:

Nhân viên:
•So sánh được mức độ hoàn thành chỉ tiêu đưa ra
•Tạo hứng thú và động lực làm việc hướng tới hoàn thành các mục tiêu đã đề ra
•Nhận biết các vướng mắc và yếu tố dẫn để sự chậm trễ trong hoàn thành KPI

Quản lý:
•Theo dõi hiệu suất làm việc một cách khách quan và minh bạch
•Giúp đề ra chế độ khen thưởng và lương phù hợp
•Hỗ trợ quá trình nghiệm thu thực hiện công việc

Tiêu chí SMART khi xây dựng KPI
Khi xây dựng KPI, quản lý nhân sự cần đảm bảo việc đánh giá theo tiêu chí SMART

S (Specific): Mục tiêu phải cụ thể
M (Measurable): Mục tiêu phải đo lường được
A (Attainable): Mục tiêu có thể đạt được
R (Relevant): Mục tiêu phải thực tế
T (Timebound): Mục tiêu phải có thời hạn

Ví dụ: với một nhân viên digital marketing, chỉ số KPI như “duy trì xếp hạng từ khoá cao trên Google search engine” thì không cụ thể bằng “Duy trì từ khoá top 1 tìm kiếm trên công cụ tìm kiếm Google”. Với chỉ tiêu KPI cụ thể, nhân viên marketing sẽ chọn ra các từ khoá nào để giúp đạt được top 1 trên Google.

Xây dựng KPIs như thế nào?
Vậy sau đây 24Hrready đi thảo luận về các xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào cho hiệu quả. Quá trình xây dựng gồm 3 bước chính:

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

  • Đối tượng tham gia xây dựng KPI có thể là từ bộ phận/phòng ban trực tiếp xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPIs cho từng vị trí trong bộ phận kết hợp với sự hỗ trợ từ quản trị nhân sự. Theo phương pháp này, người đưa ra các mục tiêu KPIs thường là trưởng/phó bộ phận vì họ nắm rõ hoạt động của bộ phận mình hơn ai hết. Ưu điểm của các làm này là các chỉ số có tính thực tế cao, cụ thể. Tuy nhiên, nếu các phòng ban tự tạo chỉ tiêu, mục tiêu cho riêng họ thì không đảm bảo được tính khách quan, đặt mục tiêu dễ đạt.
  • Trường hợp thứ hai là đội ngũ quản lý của doanh nghiệp đưa ra chỉ tiêu cho từng bộ phận, phòng ban. Phương pháp này đảm bảo được tính khoa hoặc và khách quan. Tuy nhiên, có thể các KPIs đưa ra không thực tế hoặc sát với thực tế hoạt động của từng bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định vị trí và trách nhiệm chính của từng bộ phận/phòng ban
Việc xác định chức năng chính của từng vị trí chính là đi xác định trách nhiệm của nhân viên phải hoàn thành, theo đó khi tạo KPIs phải gắn liền với việc xác định được các chức năng và trách nhiệm đó. Quan trọng là các chức năng này phải cụ thể và rõ ràng

Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs

KPIs của bộ phận:
Đầu tiên thì sẽ phải xây dựng các chỉ tiêu KPIs chung cho từng bộ phận/phòng ban đó. Những KPIs này chính là cơ sở để xây dựng KPIs cho từng cá nhân của phòng ban đó

KPIs theo vị trí:
Như trao đổi ở trên thì KPIs cần đảm bảo tiêu chí SMART dựa trên chức năng và trách nhiệm của công việc.
Việc đầu tiên để tạo ra KPIs cho từng chức danh thì cần có một bộ khung mẫu KPIs cá nhân trước. Từ đây, cán bộ quản lý sẽ xây dựng lên từ 5-7 điều quan trọng trong công việc mà một vị trí cần đạt được. Và tất nhiên là mỗi vị trí trong công ty là khác nhau; do đó các chỉ số KPIs cũng được xây dựng khác nhau theo thực tế công việc của từng vị trí.
Trong một số trường hợp mà vị trí được cho là có ít ảnh hưởng đến sự phát triển tài chính cho doanh nghiệp thì cũng cần có KPI phù hợp. Ví dụ: KPI cho bộ phận IT là giảm số lượng mạng bị ngẽn xuống dưới 5 lần trong 1 năm.

Kỳ đánh giá:
Tuỳ vào mỗi doanh nghiệp, kỳ đánh giá KPIs có thể theo tháng, quý, năm.

? Theo dõi và đánh giá KPIs
Sau khi từng bộ phận, cá nhân đã có KPIs cho mình thì việc theo dõi và đánh giá là tất nhiên công việc tiếp theo

Bước 1: Theo dõi đánh giá mức độ hoàn thành
Vì các KPIs được lượng hoá theo các chỉ tiêu đo lường nên hẳn nhiên có phương pháp đánh giá cụ thể. Thang điểm đánh giá hoàn thành KPIs càng cao thì càng đánh giá đúng và khách quan, nhưng thang điểm cao quá có thể gây khó khăn trong việc đánh giá KPIs

Bước 2: KPIs và chế độ lương thưởng
Doanh nghiệp dùng KPIs để đánh giá ngoài các mục đích khác thì việc dùng KPI để quyết định chế độ lương thưởng cũng là một trong những mục tiêu của cấp lãnh đạo.
Có các thống nhất giữa hoàn thành KPIs và Lương thưởng, được thống nhất giữa cấp lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp là cần thiết và có vai trò quan trọng.
Quá trình đánh giá thì cũng được các chuyên gia khuyên là phải đảm bảo sự khách quan, và công bằng khi thực hiện đánh giá

Bước 3: Điều chỉnh và hoàn thiện KPIs
Chúng ta cũng biết rằng sự hoàn hảo khó có thể đạt được trong khoảng thời gian ngắn, và việc xây dựng và đánh giá theo KPI cũng vậy. Đây là quá trình dài hạn.
Sau khi đã xác định và theo dõi KPIs thì chúng ta có thể sửa đổi, cải tiến các chỉ số này phù hợp hơn và duy trì thực hiện chúng ít nhất là 12 tháng.

…còn tiếp …

www.24HRready.com

Chia sẻ bài viết:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin